Légalisation de documents pour l’Arabie Saoudite
Dans une société travaillant à l’export, la légalisation de documents concerne aussi bien les services que les exportations de marchandises, mais aussi les expatriations. Zoom sur tout ce qu’il faut savoir sur la légalisation de documents pour l’Arabie Saoudite et les procédures à suivre.
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UN DEVIS?
Pourquoi la légalisation de documents à l’export est-elle une étape essentielle ?
Lors de relations industrielles et commerciales, avec un pays comme l’Arabie Saoudite, une entreprise œuvrant à l’export est souvent amenée à échanger des documents avec des clients, les autorités locales, des partenaires ou des fournisseurs. Pour que ces relations se passent au mieux, la légalisation des documents est une étape essentielle.
Légaliser un document consiste à effectuer diverses formalités consulaires et administratives, permettant d’attester l’authenticité d’une signature sur un document. Cet acte consiste également à vérifier la qualité du signataire, et le cas échéant, la provenance du timbre ou du sceau apposé sur le document.
L’objectif est que le document puisse être opposable à tous d’un point de vue juridique. Au-delà d’une simple formalité, la légalisation engage la responsabilité de celui qui l’a signé et celle de l’entreprise, tant sur le fond que sur la forme.
Une société qui exporte doit ainsi fournir aux destinataires des garanties quant à la conformité et la véracité des pièces qu’elle présente. L’attestation des cachets et des signatures passe, de façon obligatoire, par une approbation consulaire. Celle-ci peut se présenter sous la forme d’une légalisation consulaire, d’une apostille ou d’un visa octroyé par une autorité publique ou administrative française.
La légalisation s’effectue selon la nature des documents, des exigences de la réglementation française et des normes imposées par la réglementation de l’Arabie Saoudite, y compris les desiderata du destinataire.
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Quelles sont les pièces relevant d’une légalisation ?
Pour une compagnie, les documents à légaliser sont fortement ancrés dans le cycle de vie de son occupation professionnelle à l’Export. Les documents à certifier peuvent être classés en 4 catégories suivant le niveau d’activité, en commençant par la phase de démarchage. Pour cette dernière, les bilans commerciaux, les rapports des commissaires aux comptes, le Kbis, les brevets et les marques sont parmi les pièces devant être légalisées.
Vient ensuite l’étape relative aux appels d’offres et de contractualisation. Pour cette phase, ce sont les documents liés aux garanties de l’entreprise et les modalités se rapportant à l’offre ou au contrat qui doivent être légalisées.
Les garanties de la société concernent le Kbis, les bilans, les différents actes judiciaires, les statuts et divers actes publics. Concernant les conditions de l’offre appelée ou du contrat, le certificat de non faillite, d’exclusivité, de bonnes pratiques de fabrication ou de marque, l’autorisation de la mise sur le marché, la lettre d’autorisation et le contrat sont à authentifier.
Pour la phase d’exportation, les attestions d’origine et de transport, le bon de chargement, de connaissement ou de fret, le certificat d’origine ou de non radioactivité sont quelques-uns des documents à légaliser. Ajoutez à cela les certificats halal, export, de libre vente et sanitaire, le pro forma, la liste de colisage et la facture.
Et enfin, pour la phase relative à la vie de la relation commerciale ou du contrat, les documents à certifier concernent les litiges, la mise à jour de documents, les évolutions contractuelles ou la lettre de distribution. Concernant l’expatriation des collaborateurs, les actes publics d’état civil et ls documents administratifs doivent faire l’objet d’une légalisation.
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Comment légaliser des documents vers l’Arabie Saoudite ?
En règle générale, et pour les pièces citées ci-dessus, vous allez devoir entreprendre des démarches consulaires et administratives auprès des autorités saoudienne et française.
Selon la nature du document, différentes autorités peuvent être sollicitées, dont le notaire, la mairie, la Cour d’Appel, le greffe ou le Consulat de l’Arabie de Saoudite.
Vous pouvez aussi recourir à la Chambre de Commerce et d’industrie (CCI), la Chambre de Commerce Franco-Arabe (CCFA) ou au Ministère des Affaires Etrangères (MAE). Dans certains cas, une traduction assermentée est nécessaire.
A ce titre, afin d’être certifiés, les documents écrits en français doivent être suivis d’une traduction réalisée par un traducteur assermenté. La signature sur le document original doit être authentifiée au préalable, à l’exception des actes consulaires et publics.
Pour faire valoir des pièces émises lors de ses activités à l’Export, le représentant ou l’entrepreneur doit passer par le consulat de l’Arabie Saoudite pour certifier ses documents. En ce sens, le service consulaire est la dernière phase d’un circuit de légalisation, qui peut s’avérer complexe parfois.
De fait, vous pouvez faire appel à TRANSLEGA. Cette société de Conseil et d’Expertise en Formalités administratives et consulaires à l’export peut vous remettre dans les délais prévus les documents légalisés, conditionnant votre succès à l’export.
UN DEVIS?
Les prestations de TRANSLEGA
Certifier un document dépend de sa destination et de sa nature. Selon ces caractéristiques peuvent se décider les différents intervenants et autorités à solliciter. Pour une entreprise ayant décidé d’exporter des services et des biens dans un pays comme l’Arabie Saoudite, mais aussi d’y expatrier des collaborateurs, une légalisation peut rapidement se compliquer.
En faisant appel à TRANSLEGA, profitez de l’expertise d’une équipe de légalistes à l’Export. Se trouvant à Paris, TRANSLEGA propose une prestation centralisée, qui est appréciée par l’ensemble de sa clientèle, y compris par les clients basés en province.
Depuis 28 ans, les sociétés sous-traitent cette tâche délicate à TRANSLEGA. Cette dernière a pour mission principale de simplifier le déplacement ou les relations commerciales et industrielles d’une entreprise française avec des nations comme l’Arabie Saoudite.
Au même titre qu’avec un greffe ou une CCI, les notaires et les traducteurs assermentés sont des acteurs indispensables dans la concrétisation de nos services. TRANSLEGA travaille ainsi en étroite collaboration avec un service de Traduction assermentée et libre. De plus, elle collabore avec des offices notariaux travaillant avec des clients à l’export. Cette synergie lui permet de mieux répondre aux besoins de ses clients et de leur fournir un résultat efficace.
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