Légalisation de documents pour les Émirats Arabes Unis
Une entreprise exerçant des activités dans l’exportation de marchandises ou de services ou désirant expatrier des salariés doit obligatoirement avoir recours à une légalisation de documents. Cette formalité administrative est une étape incontournable. Pour les relations commerciales et industrielles avec un pays comme les Émirats Arabes Unis, les échanges de divers documents avec les partenaires et les autorités locales sont obligatoires. Ainsi pour garantir la validité de ces documents, l’entreprise doit procéder à une légalisation consulaire.
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Qu’est-ce que la légalisation d’un document ?
La légalisation d’un document est le fait de certifier une signature apposée et la qualité du signataire. Le cas échéant, la nature du timbre ou du sceau dont le document est revêtu doivent être légalisés. Cette démarche se fait en entreprenant des formalités administratives et consulaires spécifiques. La finalité d’une légalisation est de rendre le document opposable à tous. L’authentification d’un document n’est pas une simple formalité. Une fois que la procédure est appliquée, elle engage la responsabilité des deux parties concernées c’est-à-dire, le signataire et l’entreprise, sur la forme comme sur le fond.
Pour une expatriation ou l’exportation de marchandises ou de services les pays suivants exigent des documents légalisés : Afghanistan, Angola, Arabie Saoudite, Bangladesh, Bhoutan, Birmanie, Bolivie, Cambodge, Canada, Chine, Comores, Congo (République démocratique), Cuba, Micronésie, Mozambique, Nauru, Népal, Nigeria, Ouganda, Pakistan, Papouasie Nouvelle-Guinée, Philippines, Qatar, Rwanda, Saint-Siège (Vatican), Salomon, Sierra Leone, Singapour, Somalie, Soudan, Sri Lanka, Tanzanie, Thaïlande, Timor Oriental, Turkménistan, Tuvalu, Yémen, Zambie, Zimbabwe… C’est aussi le cas des Émirats Arabes Unis.
Dans certains pays comme : Bénin, Brésil, Bulgarie, Burkina Faso, Cameroun, République centrafricaine, Cote D’ivoire, Djibouti, Kiribati, Madagascar, Mali, Mauritanie, Sénégal, Tchad, Viêt Nam, certains documents nécessitent également une démarche de légalisation.
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Les documents faisant l’objet d’une légalisation
Le Cycle de vie de l’activité d’une l’entreprise à l’export se caractérise par 4 phases : le démarchage, l’Appel d’offres et la contractualisation, l’exportation, et la phase liée à la vie du contrat ou de la relation commerciale. Tous les documents concernant ces phases doivent être légalisés.
Pour la phase de démarchage, les documents à légaliser sont : les bilans commerciaux, les rapports des commissaires aux comptes, le kbis, les brevets de marques…
Au cours de la phase d’appels d’offres et de contractualisation, l’entreprise doit légaliser toutes ses garanties à savoir : bilans, actes judiciaires, statuts, actes publics d’état civil, pouvoir, lettre de recommandation… Les conditions de l’appel d’offres ou du contrat doivent également faire l’objet d’une légalisation. Les documents concernés sont donc : le certificat d’exclusivité, le certificat de non-faillite, le certificat de bonnes pratiques, le certificat de marque, la lettre d’autorisation…
Pour la phase d’exportation, l’attestation de l’origine des marchandises, le bon de chargement, de fret ou connaissement, le certificat de non-radioactivité, le certificat halal, le certificat libre, le certificat sanitaire, la facture, la pro forma… doivent être l’objet d’une légalisation.
Quant à la phase liée à la vie du contrat ou de la relation commerciale, elle est caractérisée par l’authentification de documents tels que les litiges, la lettre de distribution, les évolutions contractuelles…
Des documents comme les actes publics d’état civil et les documents administratifs peuvent également faire l’objet d’une légalisation lors de l’expatriation de collaborateurs de l’entreprise.
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La légalisation des documents pour les Émirats Arabes Unis
Pour légaliser des documents pour les Émirats Arabes Unis, l’entreprise est amenée à suivre des procédures consulaires et administratives auprès des autorités françaises et émiraties. Ces étapes spécifiques sont intégrées dans un circuit de légalisation.
Selon l’origine et la nature du document, la légalisation peut solliciter différentes autorités à savoir : un notaire, un greffier, une mairie. L’authentification peut également faire appel à la Chambre de Commerce et d’Industrie, la Chambre de Commerce franco-arabe (CCFA). Le ministère des Affaires étrangères et le Consulat des Émirats Arabes Unis peuvent aussi être concernés.
Pour valider la licité d’un document auprès des autorités, une traduction assermentée est souvent requise.
Une mauvaise appréhension du formalisme : les risques encourus
L’absence de bonnes formalités et une mauvaise appréhension du circuit de légalisation entraînent de nombreuses conséquences pour l’entreprise. Cela peut concerner une réponse invalide à l’appel d’offres ou à long terme mener à des recours contentieux.
Ces conséquences peuvent aussi s’observer dans le cas d’une expatriation. Faute de démarche administrative, le Visa peut être rejeté entraînant ainsi l’annulation ou le retard d’un départ.
Le non-respect des délais imposés par un circuit de légalisation est par ailleurs l’une des principales sources de la perte d’un marché ou d’un litige.
Translega accompagne et remplace les entreprises dans leurs démarches de légalisation de documents pour les soulager à court terme et les aider à éviter les risques encourus. Sa principale mission est de conseiller et d’accompagner dans les prises de décisions en tenant compte des délais, des tarifs de la démarche et des risques encourus.
UN DEVIS?
Les services de Translega
Légaliser des documents est une tâche chronophage et ardue surtout pour une destination comme les Émirats Arabes Unis. L’authentification de documents dépend aussi de leur nature et de leur destination. En effet, c’est en fonction de ces caractéristiques que se décideront les autorités et les intervenants à solliciter pour les démarches. Cela implique un ordre et une formalité précis.
Avec Translega, vous disposerez de l’expérience de professionnels formalistes à l’export. En activité depuis 1991, Translega est une société axée sur le conseil et les démarches en formalités consulaires et administratives à l’export. De nombreuses entreprises sous-traitent avec nous pour les aider dans ces procédures délicates. Cela dans le but d’éviter les problèmes de déplacements ou de perte de relations commerciales et industrielles avec des pays étrangers comme les Émirats Arabes Unis.
Basé dans la capitale française, Translega jouit d’une proximité avec les autorités consulaires et ministérielles. Nous offrons un service centralisé très apprécié des clients basés en province.
Dans la réalisation de nos prestations, les notaires et les traducteurs assermentés sont des acteurs importants au même titre qu’une Chambre de Commerce ou un greffe. Afin de garantir une prestation, nous disposons d’un service de traduction, assermentée et libre, internalisé.
Par ailleurs, Translega travaille en collaboration avec des offices notariaux opérant avec une clientèle à l’export.
Nous proposons une prestation complète et professionnelle à un coût maîtrisé. Vous bénéficierez de conseils en amont et une proposition de prestation sur mesure selon vos moyens. Nous nous chargeons également des avances des frais consulaires. Cette étape est souvent une contrainte pour les entreprises à cause du règlement par espèces. Nous remettons aussi les documents légalisés dans les délais convenus avec une facturation adaptée.