Légaliser un document pour l’Arabie Saoudite

La nature de votre document, qu’il soit un acte public (Kbis, extrait d’acte naissance…) ou un acte sous seing privé (Bilan, pouvoir…) et sa destination (Expatriation, Douanes…) déterminent les différentes autorités françaises et saoudiennes à démarcher pour en obtenir la légalisation.

Ce circuit de légalisation répond à un formalisme et à un ordre précis de présentation des documents aux nombreux organismes et intervenants sollicités comme un notaire, une mairie, un greffe, une chambre de commerce et d’industrie, la chambre de commerce franco-arabe (CCFA), le ministère des affaires étrangères (MAE)…jusqu’au Consulat d’Arabie Saoudite.

 UNE TRADUCTION ASSERMENTÉE EST-ELLE NÉCESSAIRE ?

Pour les documents exprimés (ou qui doivent être exprimés) dans une langue étrangère une Traduction Assermentée vers cette langue s’impose. Les langues requises pour une traduction assermentée d’un document provenant ou à destination de l’Arabie Saoudite sont : l’Arabe, l’anglais et le français.

POINTS D’attention

Un fonctionnement obligatoire

La procédure de validation d’un document par le CONSULAT d’ARABIE SAOUDITE à Neuilly-sur-Seine répond à une volonté express du consulat. Ce dernier a accrédité 14 agences, dont Translega, auprès de qui vous devrez déléguer les démarches de dépôt, de retrait et de règlement de votre dossier.

Un formalisme nécessaire

Dans le cadre d’une expatriation, l’obtention d’un Visa de Travail est subordonnée à une validation de vos diplômes par le Bureau Culturel Saoudien (situé à Paris). Ils pourront alors être légalisés et annexés à votre demande de visa.

Pour une ENTREPRISE, les documents à légaliser s’inscrivent dans le cycle de vie de son activité commerciale et industrielle dans ce pays.

Ce cycle économique peut se découper en quatre grandes phases :

1 – La phase de démarchage

Cette étape correspond à votre prise de contact avec le pays. La découverte du marché Saoudien peut se faire à travers la participation à des salons professionnels, à vos premiers échanges avec des correspondants locaux,…A cette occasion, vous devrez produire des documents factuels propres à votre entreprise comme des :
• Bilans commerciaux
• Rapports des commissaires aux comptes
• Statuts
• Kbis
• Brevets et marques
• Etc.

2 – La phase d’Appel d’offres et de contractualisation

Gagner un marché, installer une filiale ou construire une usine en Arabie saoudite pourra se faire sous différentes formes : accord de distribution, contrat d’agence, joint-venture, bureau de représentation…Quelle que soit la solution envisagée, il est vivement conseillé de s’appuyer sur un partenaire local.

D’un point de vue administratif, la légalisation de documents est déterminante. En effet, elle valide les garanties concernant votre entreprise et vos collaborateurs en regard des documents demandés comme par exemple :

• Kbis
• Bilans
• Actes judiciaires (Extrait de casier judiciaire, jugement…)
• Statuts
• Actes publics d’état civile
• P.-V. nomination
• Pouvoir
• Lettre de recommandation
• Certificats (non-faillite, d’exclusivité, marque, bonnes pratiques de fabrication…)
• Autorisation de mise sur le marché
• Contrats
• Lettre d’autorisation
• Etc.

Appel d’offres – légalisations et traductions assermentés
Attention aux dérapages !

Nous recommandons vivement aux Directions Commerciales de faire l’inventaire des documents à produire lors d’un appel d’offres à destination de l’Arabie saoudite et de se rapprocher de leur service administratif.
En effet, la quantité et la nature des documents fournir peuvent représenter un budget très important et présenter des contraintes administratives.
Notre mission est de vous faire une évaluation et en cas de « dérapage » de vous proposer des solutions alternatives et les arguments pour demander au donneur d’ordre de modifier ses demandes.

Concernant les marchés publics, nous avons constaté que des secteurs comme l’énergie, les services ou le transport ont entrainé de nombreuses commandes publiques qui ont bénéficié à des entreprises comme Véolia et Total.

Ces appels d’offres soutenus par les autorités saoudiennes demandent des ressources et de la rigueur.
Vous serez également amené à fournir des garanties concernant votre entreprise et vos collaborateurs par la légalisation de documents (voire liste ci-dessus).

3- La phase d’Exportation

En Arabie Saoudite, vous pourrez exporter à condition de légaliser des documents comme :
• Attestation d’origine
• Attestation de transport
• Bon de chargement, de fret (BL) ou connaissement
• Certificats (d’origine
• Certificat de non-radioactivité
• Certificat halal
• Certificat export
• Certificat de libre vente
• Certificat sanitaire
• Facture
• Pro forma
• Liste de colisage
• Etc.

4- La phase liée à la vie du contrat ou de la relation commerciale

La vie d’un contrat industriel ou commercial en Arabie Saoudite évolue au fil du temp. Aussi des modifications d’ordre factuel ou conjoncturel devront faire l’objet des démarches administratives :
• Gérer les évolutions de son entreprise : mise à jour du KBIS en cas de changement de direction, d’adresse…
• Introduire de nouveaux produits et services : cela pourra impliquer par exemple une autorisation de mise sur le marché (AMM), des lettres de distribution, certains certificats
• Protéger ses produits : tout document connexe à l’enregistrement du droit à la Propriété Intellectuelle à l’international doit faire l’objet d’une légalisation
• Gérer un litige : cela nécessite de présenter des documents pour justifier d’une situation (pouvoirs, un bilan, etc…). ils devront être en règle au regard du droit français et conjointement du droit saoudien.

Nb : de par la nature de certains documents, ils pourront se retrouver dans plusieurs phases ci-dessus. La liste des documents n’est pas exhaustive

5- Quand est-il de vos collaborateurs ?

Tout déplacement en Arabie est soumis à un Visa qui correspond à la nature du déplacement : affaires, travail, regroupement familial.
En fonction du Visa demandé un certain nombre de documents peuvent faire l’objet d’une légalisation et dans certains cas d’une traduction assermentée. Les documents les plus fréquemment demandés sont des actes* publics d’état civil (acte de naissance, acte de mariage, acte de décès) et/ou des documents administratifs (diplôme)

* attention : la nature de l’acte, sa forme et sa destination déterminent un circuit de légalisation qui lui est propre.

VISA d’affaire ou de travail
Quelques précautions

• Avant tout déplacement, il est important de s’informer des relations diplomatiques de l’Arabie saoudite avec les pays où vous vous êtes rendu précédemment et dont le Visa pourrait empêcher votre entrée sur le territoire saoudien
• Il n’existe pas de visa de tourisme pour se rendre en Arabie saoudite.