Réforme ambitieuse 2025 : trois mois après, les zones
d’ombres d’une réforme ambitieuse

Une réforme présentée comme une modernisation

Le 1er mai 2025 a marqué un changement majeur dans l’authentification desdocuments publics français destinés à l’étranger. En application de l’ordonnance n°2020-192 du 4 mars 2020 et du décret n°2021-1205 du 17 septembre 2021, la compétence de délivrance des apostilles est passée des cours d’appel aux conseilsrégionaux des notaires.



Les objectifs affichés :



Simplifier les démarches
Moderniser les procédures
Assurer une uniformisation des délais (3 jours ouvrables annoncés, 24h pourles urgences)
Mettre en place une base nationale des signatures publiques pour garantirune harmonisation des process de vérification.



Sur le papier, la réforme devait mettre fin aux 33 pratiques différentes des coursd’appel, en imposant une grille unique de vérification et de la « bonne forme » desdocuments. En pratique, trois mois après, la promesse est loin d’être tenue.

Une réforme née d’une défiance

Initialement la dématérialisation était déjà possible : les cours d’appel validaient lesdocuments sur la base d’un principe simple – si l’autorité signataire était compétente,le reste suivait. Mais suite à plusieurs remontées et commissions, le ministère desAffaires étrangères a estimé que ni le fond ni la forme n’étaient correctement vérifiés.Résultat : un retour en arrière, fin de la confiance a priori, et obligation désormais devérifications systématiques renforcées.

Ce basculement a transformé un processus qui pouvait être fluide et rapide enmécanique lourde, chronophage et source de nouvelles frustrations.

Des guichets centralisés… mais éloignés

La réforme a réduit le nombre de guichets :- 33 cours d’appel auparavant- Seulement 15 conseils régionaux de notaires désormaiAvant, malgré l’absence d’un centre unique en France, les plateformes régionalespermettaient un traitement relativement fluide, d’autant plus que la dématérialisationétait acceptée. 

Aujourd’hui, l’obligation d’un double process (papier + numérique)change la donne :




Envois postaux systématiques
 
Déplacements contraignants
 
Délais mécaniquement rallongés
 





Une réforme censée simplifier se traduit donc, paradoxalement, par un accès plus compliqué pour les entreprises en dehors des grandes villes.

Une charge accrue pour les notaires : l’engorgement guette

Chaque conseil régional doit absorber un volume considérablement accru de dossiers,sans formation uniforme préalable. Les préposés eux-mêmes se sentent mal arméspour censurer certains documents face à des notaires qui imposent leur autorité. Ilsn’ont ni le statut de fonctionnaire, ni une formation juridique complète mais portentune responsabilité de contrôle qui les met en porte-à-faux.
 

Résultats constatés dès l’été 2025 :





Délais fluctuants de 3 à 10 jours selon les régions, parfois plus
 
Saturation des standards téléphoniques
 
Traitement inégal selon les interprétations et la proximité avec l’autorité
 





Et surtout le délai officiel de 3 jours reste largement théorique : il ne peut être respectéque si tout est parfait (signature connue, document conforme, vérification simple).Dans la pratique tout est plus long.

La base nationale des signatures : un outil encore incomplet

Cette base devait être la garantie de l’harmonisation. Trois mois après, elle est loind’être exhaustive :





Les sceaux ou signatures absents entraînent des rejets systématiques
 
Chaque rejet génère un retour au signataire initial
 
Les délais s’allongent encore
 



Plus grave, l’outil est vécu comme chronophage : saisies répétitives, scans multiples,paiements en ligne compliquées... Là où autrefois tout un dossier repartait en bloc viale ministère, aujourd’hui les flux sont hachés, peu lisibles et difficiles à expliquer aux clients.

Des pratiques notariales hétérogènes

L’harmonisation promise se heurte à la réalité des pratiques locales. Les notaires n’ontpas tous la même lecture des textes :




Certains privilégient la dématérialisation
 
D’autres exigent encore le papier
 
Les interprétations divergent sur la portée du contrôle.
 




Cette absence de cadre uniforme fait ressurgir ce que la réforme voulait abolir l’arbitraire et la variabilité selon l’autorité compétente.

Une dématérialisation qui complexifie les échanges internationaux

L’e-apostille devait incarner la modernisation. Mais à l’étranger son acceptation est loin d’être acquise.
Beaucoup de pays exigent encore l’original papier




Le QR code apposé en France n’est pas reconnu ni compris par toutes les administrations
 
La coexistence papier/numérique crée un flou juridique.
 



Résultat : des rejets imprévisibles, et un processus censé simplifier qui devient au contraire source de nouvelles contraintes.

Un coût qui dépasse le tarif officiel

Le décret prévoit un tarif de 20€ par document pour les entreprises. 
Mais :



Les urgences ne sont pas tarifiées officiellement : elles ne peuvent êtredemandées que si elles sont motivées par le pays destinataire, avec justificatif. L’appréciation reste à la discrétion du notaire certificateur
 




En pratique les coûts réels explosent : constitution des dossiers, relances, rejets,paiements en ligne chronophage, suivi administratif...

Une norme devenue exception

Dans les fais, l’urgence est devenue la norme. Comme les 3 jours théoriques ne sont
pas respectés, la plupart des entreprises demandent un traitement urgent. Les
prestataires privés doivent justifier des frais supplémentaires alors que ce sont en
réalité des coûts de contournement d’un système devenu rigide.

Trois enseignements clés pour les entreprises

 Anticiper largement : 3 semaines de délai est aujourd’hui un minimum raisonnable pour limiter les risques. 
Cartographier les pratiques : chaque centre applique différemment les règles, il faut s’adapter. 
Vérifier les exigences pays : papier ou e-apostille, chaque destination a ses propres contraintes. 

Septembre, le vrai crash test

Le 1er septembre 2025, la réforme s’étendra aux légalisations consulaires. 

Ce volet est plus lourd car il implique des documents multilingues, des autorités multiples, et un niveau de complexité supplémentaire. La nomenclature n’ayant jamais été appliquéede manière uniforme par les cours d’appel, le risque est grand que ce nouveau chantierajoute encore des zones d’ombre.

Conclusion : une réforme ambitieuse mais fragile

La réforme Apostille 2025 devait être synonyme de modernisation. Trois mois après, elle révèle surtout :



Une centralisation mal calibrée
 
Des outils numériques chronophages et incomplets
 
Des pratiques notariales hétérogènes
 
Des délais supérieurs aux promesses
 




Pour les entreprises, l’heure n’est pas à la confiance aveugle mais à la vigilance active,à l’anticipation et là l’appui d’experts capables de naviguer dans ce paysage mouvant.