Légaliser un document pour l’Arabie Saoudite

Vous représentez une ENTREPRISE et vous avez pour projet d’exporter des biens ou des services en Arabie Saoudite, sachez que tous les documents y afférent doivent faire l’objet d’une légalisation. 

Les procédures de légalisation de documents à destination de l’Arabie Saoudite sont définies dans la cadre d’un accord bilatéral entre nos deux pays.

Cependant les procédures de légalisation diffèrent en fonction de la nature (Diplôme, Kbis…) et de l’usage (appel d’offres, exportation…) du (des) document(s) à légaliser

De fait, une mauvaise appréciation de la procédure peut avoir des incidences à court, moyen et long terme sur vos activités économiques.

 Translega vous recommande de valider cette procédure, ses délais et son cout auprès de son équipe de formalistes reconnus comme faisant autorité.

Si Votre démarche est INDIVIDUELLE

pour une MISSION ou une EXPATRIATION (Visa de travail, Regroupement Familial…)


ESPACE PARTICULIER

sommaire

LES DOCUMENTS CONCERNES PAR UNE LEGALISATION POUR L’ARABIE SAOUDITE

•La phase de démarchage
•La phase d’Appel d’offres et de contractualisation
•La phase d’Exportation
•La phase liée à la vie du contrat ou de la relation commerciale
•Quand est-il de vos collaborateurs ?

Légaliser un document pour l’Arabie saoudite – COMMENT FAIRE ?

La nature de votre document, qu’il soit un acte public (Kbis, extrait d’acte naissance…) ou un acte sous seing privé (Bilan, pouvoir…) et sa destination (Expatriation, Douanes…) déterminent les différentes autorités françaises et saoudiennes à démarcher pour en obtenir la légalisation.

 

Ce circuit de légalisation répond à un formalisme et à un ordre précis de présentation des documents aux nombreux organismes et intervenants sollicités comme un notaire, une mairie, un greffe, une chambre de commerce et d’industrie, la chambre de commerce franco-arabe (CCFA), le ministère des affaires étrangères (MAE)…jusqu’au Consulat d’Arabie Saoudite.

Une traduction assermentée est-elle nécessaire ?

Pour les documents exprimés (ou qui doivent être exprimés) dans une langue étrangère une Traduction Assermentée vers cette langue s’impose. Les langues requises pour une traduction assermentée d’un document provenant ou à destination de l’Arabie Saoudite sont : l’Arabe, l’anglais et le français.

LEGALISER UN DOCUMENT AU CONSULAT D’ARABIE SAOUDITE

Points d’attention

Un fonctionnement obligatoire

 

Dans le cadre d’une expatriation, l’obtention d’un Visa de Travail est subordonnée à une validation de vos diplômes par le Bureau Culturel Saoudien (situé à Paris). Ils pourront alors être légalisés et annexés à votre demande de visa.

Un formalisme nécessaire

 

Dans le cadre d’une expatriation, l’obtention d’un Visa de Travail est subordonnée à une validation de vos diplômes par le Bureau Culturel Saoudien (situé à Paris). Ils pourront alors être légalisés et annexés à votre demande de visa.

LES DOCUMENTS CONCERNES PAR UNE LEGALISATION POUR L’ARABIE SAOUDITE

 

Pour une ENTREPRISE, les documents à légaliser s’inscrivent dans le cycle de vie de son activité commerciale et industrielle dans ce pays.

Ce cycle économique peut se découper en quatre grandes phases :

La phase de démarchage

Cette étape correspond à votre prise de contact avec le pays. La découverte du marché Saoudien peut se faire à travers la participation à des salons professionnels, à vos premiers échanges avec des correspondants locaux,…A cette occasion, vous devrez produire des documents factuels propres à votre entreprise comme des

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Bilans commerciaux

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Rapports des commissaires aux comptes

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Kbis

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Statuts

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Brevets et marques

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Etc...

La phase d’Appel d’offres et de contractualisation

Gagner un marché, installer une filiale ou construire une usine en Arabie saoudite pourra se faire sous différentes formes : accord de distribution, contrat d’agence, joint-venture, bureau de représentation…Quelle que soit la solution envisagée, il est vivement conseillé de s’appuyer sur un partenaire local.

 

D’un point de vue administratif, la légalisation de documents est déterminante. En effet, elle valide les garanties concernant votre entreprise et vos collaborateurs en regard des documents demandés comme par exemple :

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Kbis

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Bilans

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Actes judiciaires (Extrait de casier judiciaire, jugement…)

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Statuts

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Actes publics d’état civil

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P.-V. nomination

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Pouvoir

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Lettre de recommandation

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Certificats (non-faillite, d’exclusivité, marque, bonnes pratiques de fabrication…)

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Autorisation de mise sur le marché

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Contrats

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Lettre d’autorisation

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Etc...

 Attention aux dérapages !

 

Nous recommandons vivement aux Directions Commerciales de faire l’inventaire des documents à produire lors d’un appel d’offres à destination de l’Arabie saoudite et de se rapprocher de leur service administratif.

En effet, la quantité et la nature des documents fournir peuvent représenter un budget très important et présenter des contraintes administratives.

Notre mission est de vous faire une évaluation et en cas de « dérapage » de vous proposer des solutions alternatives et les arguments pour demander au donneur d’ordre de modifier ses demandes. 

Concernant les marchés publics, nous avons constaté que des secteurs comme l’énergie, les services ou le transport ont entrainé de nombreuses commandes publiques qui ont bénéficié à des entreprises comme Véolia et Total.

 Ces appels d’offres soutenus par les autorités saoudiennes demandent des ressources et de la rigueur.

Vous serez également amené à fournir des garanties concernant votre entreprise et vos collaborateurs par la légalisation de documents (voire liste ci-dessus).

 

La phase d’Exportation

En Arabie Saoudite, vous pourrez exporter à condition de légaliser des documents comme :

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Attestation d’origine

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Attestation de transport

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Bon de chargement, de fret (BL) ou connaissement

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Certificats d’origine

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Certificat de non-radioactivité

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Certificat halal

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Certificat export

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Certificat de libre vente

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Certificat sanitaire

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Facture

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Pro forma

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Liste de colisage

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Ect...

la vie du contrat ou de la relation commerciale

La vie d’un contrat industriel ou commercial en Arabie Saoudite évolue au fil du temp. Aussi des modifications d’ordre factuel ou conjoncturel devront faire l’objet des démarches administratives :

– Gérer les évolutions de son entreprise : mise à jour du KBIS en cas de changement de direction, d’adresse…
– Introduire de nouveaux produits et services : cela pourra impliquer par exemple une autorisation de mise sur le marché (AMM), des lettres de distribution, certains certificats
– Protéger ses produits : tout document connexe à l’enregistrement du droit à la Propriété Intellectuelle à l’international doit faire l’objet d’une légalisation
– Gérer un litige : cela nécessite de présenter des documents pour justifier d’une situation (pouvoirs, un bilan, etc…). ils devront être en règle au regard du droit français et conjointement du droit saoudien.

 

Nb : de par la nature de certains documents, ils pourront se retrouver dans plusieurs phases ci-dessus. La liste des documents n’est pas exhaustive

5- Quand est-il de vos collaborateurs ?

Tout déplacement en Arabie est soumis à un Visa qui correspond à la nature du déplacement : affaires, travail, regroupement familial.
En fonction du Visa demandé un certain nombre de documents peuvent faire l’objet d’une légalisation et dans certains cas d’une traduction assermentée. Les documents les plus fréquemment demandés sont des actes* publics d’état civil (acte de naissance, acte de mariage, acte de décès) et/ou des documents administratifs (diplôme)

* attention : la nature de l’acte, sa forme et sa destination déterminent un circuit de légalisation qui lui est propre.
:

 VISA d’affaire ou de travail
Quelques précautions

• Avant tout déplacement, il est important de s’informer des relations diplomatiques de l’Arabie saoudite avec les pays où vous vous êtes rendu précédemment et dont le Visa pourrait empêcher votre entrée sur le territoire saoudien
• Il n’existe pas de visa de tourisme pour se rendre en Arabie saoudite

FORMALITES A DESTINATION DE L’ARABIE SAOUDITE

QUELS SONT LES RISQUES ?

 

Pour une entreprise, une mauvaise appréhension du formalisme et du circuit de légalisation peut avoir des conséquences immédiates (par exemple l’invalidité d’une réponse à un appel d’offres) et à long terme cela peut conduire à des contentieux (par exemple un refus de règlement, un non-dédouanement de marchandises…).

Sachez qu’une mauvaise appréhension des délais imposés par un circuit de légalisation est une des causes principales de la perte d’un marché ou d’un litige à l’Export.

LEGALISER UN DOCUMENT POUR L’ARABIE SAOUDITE

POURQUOI FAIRE APPEL A TRANSLEGA ?

Faire appel à Translega, c’est avoir l’opportunité de s’appuyer sur les compétences et l’expérience d’une équipe de formalistes.

Depuis 27 ans nous accompagnons les entreprises et les particuliers dans leurs démarches administratives et consulaires en matière de Légalisation, de Visas d’affaires et de traductions assermentées.

 

Notre mission est de vous conseiller dans vos prises de décisions en tenant compte du rapport entre les délais, le cout de la démarche et les risques encourus pour votre entreprise.

 

Nos valeurs : Conseils, Expertise, Confidentialité

ANNEXE 1 

Adresses utiles

Consulat d’Arabie Saoudite à Paris

29, rue des Graviers
92200 Neuilly sur Seine
Téléphone : 01 47 47 62 63
Fax : 01 47 47 16 97

Bureau Culturel Saoudien

26 Rue Murillo
75008 Paris
Tél. : 01 42 27 72 14 ou 01 44 01 86 86

Bureau Culturel Saoudien

26 Rue Murillo
75008 Paris
Tél. : 01 42 27 72 14 ou 01 44 01 86 86

ANNEXE 2 

PERSPECTIVES ECONOMIQUES – SOURCE BPI FRANCE

L’Arabie Saoudite, un marché de 33 millions d’habitants avec une croissance de 4 % par an en moyenne. Elle offre de nombreuses opportunités commerciales et industrielles pour les entreprises françaises.
Les autorités saoudiennes accueillent positivement les Investissements étrangers en raison de leur capacité à transmettre les technologies, employer et former la main d’œuvre locale, favoriser le développement économique… L’inflation maîtrisée, la relative stabilité de la devise, ainsi que les programmes de privatisation attirent les investisseurs dans le pays. La bonne performance du secteur bancaire stimule la croissance du secteur non pétrolier.
De nombreux projets d’infrastructures destinés à favoriser la diversification de l’économie sont programmés. Des projets structurants ont fait l’objet de négociations entre la France et l’Arabie Saoudite. Ces projets ont vocation à encourager les partenariats stratégiques entre les deux pays, notamment dans les infrastructures comme le métro de Riyad où un consortium français comprenant Alstom a été sélectionné.
Le pays lance également de nombreux projets de rénovation, d’agrandissement ou de construction d’aéroports et soutient le développement des infrastructures de santé. 34 nouveaux hôpitaux devraient être construits dans les prochaines années.
Les exportations les plus dynamique, se situe dans les secteurs des préparations pharmaceutiques, de l’aéronautique, de l’agro-alimentaire, et notamment la volaille et les fromages, mais aussi dans les équipements pour l’industrie pétrolière, les produits cosmétiques et le luxe.
Pour en savoir plus :
https://www.bpifrance.fr/A-la-une/Actualites/Arabie-Saoudite-un-marche-complexe-mais-dynamique-19419
https://www.lemonde.fr/international/article/2018/04/10/la-france-signe-18-milliards-de-dollars-de-contrats-avec-l-arabie-saoudite_5283600_3210.html