Légalisation de documents pour le Canada
Pour une entreprise, la légalisation de documents est une formalité qui concerne aussi bien les expatriations des collaborateurs que les exportations de services et de marchandises. D’ailleurs, les échanges de documents avec les prospects, les clients et les autorités locales sont monnaie courante, dans le cadre des relations commerciales et industrielles de l’entreprise avec des pays comme le Canada. La légalisation est dans ce cas indispensable, car elle seule permet d’authentifier et d’attester la conformité des documents.
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Légaliser un document : en quoi cela consiste-t-il ?
Légaliser un document, c’est mettre en œuvre toutes les formalités consulaires et administratives nécessaires pour confirmer la véracité de certains éléments composants un document. C’est le cas par exemple de la signature qui y est apposée, de la qualité du signataire et dans certains cas, l’origine du sceau ou du timbre dont le document est revêtu. Concrètement, légaliser un document permet de le rendre opposable à tous. Une fois réalisée, la légalisation engage la responsabilité de l’entreprise, mais également du signataire, et ce, aussi bien sur la forme que sur le fond.
La légalisation de documents à l’Export est une formalité nécessaire dans des pays comme l’Afghanistan, l’Angola, le Bhoutan, l’Arabie Saoudite, le Bangladesh, la Chine, le Congo, la Jamaïque, la Jordanie, le Liban, le Tuvalu, le Yémen, la Zambie, le Zimbabwe et évidemment, le Canada. Les pays comme le Bénin, le Burkina Faso, le Cameroun, la Cote D’ivoire, Madagascar, le Mali et la Mauritanie peuvent également exiger que l’entreprise effectue une démarche de légalisation sur certains types spécifiques de documents.
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Quels documents doivent être légalisés ?
L’exportation de marchandises et de services est une activité qui implique la légalisation de plusieurs documents essentiels. Et à chaque étape du cycle de vie de l’activité liée à l’export correspond des documents précis à légaliser. Le cycle de vie est caractérisé par quatre phases essentielles : la phase de démarchage, la phase d’appels d’offres et de contractualisation, la phase d’exportation proprement dite et la phase liée à la vie du contrat ou de la relation commerciale.
Pendant la phase de démarchage, l’entreprise doit légaliser ses bilans commerciaux, ses documents relatifs aux brevets et marques ainsi que tous les rapports à disposition qui ont été rédigés par des commissaires aux comptes. Durant la phase d’appels d’offres et de contractualisation, la légalisation concerne les documents de garanties de l’entreprise. C’est le cas par exemple des bilans de l’entreprise, des actes judiciaires, des statuts, des actes publics d’état civil, des lettres de recommandations, du Procès verbal de nomination, ainsi que du Kbis.
Doivent aussi être légalisés : le certificat de non-faillite, le certificat de marque, le certificat de bonnes pratiques, le certificat d’exclusivité, l’autorisation de mise sur le marché, le contrat ainsi que la lettre d’autorisation. Au cours de la phase d’exportation, l’entreprise doit procéder à la légalisation d’un certain nombre de certificats tels que le certificat d’origine des marchandises, le certificat de non-radioactivité, le certificat halal, le certificat de libre vente, le certificat export et le certificat sanitaire.
L’attestation de transport, le bon de chargement de connaissement ou de fret la facture pro forma ainsi que la liste de colisage doivent aussi faire l’objet d’une démarche de légalisation. Au cours de la phase liée à la vie du contrat ou de la relation commerciale, l’entreprise doit en outre, légaliser la lettre de distribution ainsi que les litiges. La légalisation des documents administratifs tels que les diplômes et des actes publics d’états civils comme l’acte de mariage concernent les entreprises dont les activités impliquent l’expatriation de leurs collaborateurs.
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Comment procéder à la légalisation de document pour le Canada ?
D’une manière générale, la légalisation de tous ses documents s’effectue auprès des autorités françaises et canadienne. Les démarches permettant de les légaliser respectent toujours un ordre précis et constituent le circuit de légalisation. Les autorités françaises à solliciter, dans le cadre d’une légalisation de document, changent en fonction de la nature des documents. Si certains documents peuvent être légalisés auprès du notaire ou de la mairie, voire du greffe, d’autres nécessitent que le représentant de l’entreprise se rende à la Chambre de Commerce et d’industrie et/ou à la chambre de commerce et/ou au ministère des Affaires étrangères et même au Consulat du Canada.
Pour être légalisés, certains documents officiels doivent faire l’objet d’une traduction assermentée.
Une mauvaise appréhension du formalisme : quels sont les risques encourus ?
Une mauvaise appréhension du circuit de légalisation peut être à l’origine de l’obtention d’une réponse négative à l’appel d’offres ou mener au contentieux, notamment sur le long terme. Ces conséquences peuvent aussi s’observer dans le cas d’une expatriation. Faute de démarche administrative, le Visa peut être rejeté. Ce qui peut entraîner le retard voire l’annulation d’un départ. Tout au long du circuit de légalisation, différents délais de dépôt doivent être respectés. Le non-respect des délais constitue par ailleurs l’une des causes principales d’un litige ou de la perte d’un marché.
TRANSLEGA accompagne les entreprises pour les aider à éviter les risques encourus sur le court comme sur le long terme. En plus de les préserver des risques encourus, TRANSLEGA conseille et accompagne les entreprises dans leurs prises de décisions, et ce, en tenant compte des délais et des tarifs de la démarche de légalisation.
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La légalisation de document est une tâche complexe, qui implique de se rendre auprès de différents autorités et intervenants. Le démarchage des responsables concernés doit par ailleurs être fait dans un ordre précis et dans le respect d’un formalisme déterminé. Ce qui peut prendre du temps et impliquer beaucoup de va-et-vient. Pour une entreprise exportant des marchandises, des services et expatriant ses collaborateurs dans des pays comme le Canada, l’obligation de légaliser des documents peut donc être compliquée et chronophage.
Pour permettre aux entreprises de se concentrer sur leur cœur de métier et de parer les conséquences d’une mauvaise appréhension des problèmes, TRANSLEGA propose de s’occuper entièrement de l’ensemble des démarches relatives à la légalisation de leurs documents.
Depuis 28 ans, TRANSLEGA permet aux entreprises de profiter de l’expérience d’une équipe de formalistes à l’Export. Localisé non loin des principales autorités consulaires et ministérielles, à Paris, TRANSLEGA propose un service centralisé à sa clientèle. Pour un coût parfaitement maîtrisé, TRANSLEGA propose également un service sur-mesure comprenant entre autres, des conseils personnalisés relatifs à la légalisation de documents, la mise à disposition des informations relatives au circuit de légalisation.
TRANSLEGA s’occupe également du paiement préalable de tous les frais consulaires, de la livraison des documents légalisés dans les délais impartis et vous envoie une facturation claire et adaptée à l’organisation de votre entreprise. TRANSLEGA a par ailleurs installé en interne, un service de Traduction assermentée et libre, entièrement géré par une équipe à la fois qualifiée, expérimentée et dédiée à cette étape incontournable du circuit de légalisation de documents. TRANSLEGA collabore avec des offices notariaux travaillant avec une clientèle à l’export.