Légalisation de documents pour la République démocratique du Congo
Pour une entreprise travaillant à l’export, la légalisation de documents est indispensable tant pour l’exportation des services et marchandises que pour l’expatriation. Pour garantir la véracité et la conformité de certains documents que vous échangerez avec vos clients et fournisseurs en République démocratique du Congo, il est donc demandé d’effectuer une légalisation consulaire.
DU LUNDI AU VENDREDI de 9h00 à 18h00
UN DEVIS?
Qu’est-ce que la légalisation de document ?
Légaliser un document, c’est entamer les procédures administratives et consulaires visant à prouver l’authenticité d’une signature déposée sur un document et la qualité du signataire afin que le document soit opposable à tous. La légalisation d’un document peut aussi consister à attester l’origine du sceau ou du timbre que porte le document. Il est important de savoir que la légalisation d’un document engage à la fois la responsabilité de l’entreprise et celle du signataire, tant sur le fond que sur la forme.
La République démocratique du Congo fait partie des pays qui revendiquent la légalisation des documents utilisés à l’export. Il en est de même pour les pays comme: le Zimbabwe, la Micronésie, le Cambodge, les Maldives, le Canada, l’Indonésie, l’Ouganda, le Pakistan, les Philippines, Nauru, Singapour, le Sri Lanka, la Sierra Leone, le Timor Oriental, le Ghana, la Chine, la Birmanie, le Liban, les Comores, le Yémen, l’Arabie Saoudite et bien d’autres encore. Les pays comme Madagascar, le Sénégal, Djibouti, le Brésil, la Mauritanie, la Côte d’Ivoire, etc., quant à eux exigent une démarche de légalisation pour certains documents liés à l’export.
NOTRE MISSION
Vous remettre à temps les documents légalisés qui conditionnent votre réussite à l’export
Légalisation consulaire : quels sont les documents concernés ?
Les documents à légaliser dépendent de la phase de cycle de vie dans laquelle se situe l’activité à l’export d’une entreprise. En effet, le cycle de vie d’une activité à l’export comporte quatre phases, à savoir la phase de démarchage, la phase d’appels d’offres et de contractualisation, la phase d’exportation et la phase liée à la vie du contrat et de la relation commerciale.
Lorsque l’activité se trouve dans la phase de démarchage, les principaux documents à légaliser sont les bilans commerciaux, les rapports de commissaires aux comptes, les brevets et marques, le Kbis, etc.
Pour une activité à l’export en phase d’appels d’offres et de contractualisation, il est primordial de procéder à la légalisation des différentes garanties de l’entreprise : actes judiciaires, actes publics d’état civil, lettre de recommandation, statuts, etc., ainsi que les conditions de l’offre appelée ou du contrat : certificat de non-faillite, certificat de marque, certificat d’exclusivité, autorisation de mise sur le marché, etc.
Pour la phase d’exportation, les documents à légaliser sont les attestations d’origine et de transport, les différents certificats comme le certificat d’origine, le certificat halal, le certificat sanitaire, etc., et les factures pro forma. Par ailleurs, d’autres documents comme le bon de chargement, la liste de colisage, etc. Doivent aussi faire l’objet d’une légalisation.
Enfin, lorsqu’une activité se trouve dans la phase liée à la vie du contrat ou de la relation commerciale, il est essentiel de réaliser la mise à jour de certains certificats et documents comme le AMM et de légaliser les lettres de distribution, etc.
Il faut noter que si une entreprise envisage d’expatrier ses collaborateurs dans le cadre de ses activités à l’export, il est essentiel de légaliser les documents comme les actes de naissance, les actes de mariage, etc., ainsi que certains documents administratifs.
TRANSLEGA
OPTIMISE LES PROCEDURES
RÉCUPÉRER, VÉRIFIER, SÉLECTIONNER, HIÉRARCHISER LES INFORMATIONS :
NOUS SOMMES FORCE DE PROPOSITION ET D’ORIENTATION.
Comment procéder à la légalisation d’un document pour la République démocratique du Congo ?
Pour légaliser les documents cités précédemment, il convient généralement d’entreprendre des démarches administratives et consulaires auprès d’autorités françaises et congolaise : c’est le circuit de légalisation.
Les autorités à solliciter dépendent de la nature du document à légaliser. Il peut alors s’agir de la mairie, du notaire, du greffe, etc. La légalisation peut aussi être réalisée auprès de la CCI ou Chambre de commerce et d’industrie, la Chambre de commerce franco-congolaise, le ministère des Affaires étrangères ou le Consulat de la République démocratique du Congo. Certains cas requièrent même une traduction assermentée.
Les conséquences du non-respect des formalités à destination de la République démocratique du Congo
Le non-respect du formalisme et du circuit de légalisation peuvent avoir des répercussions immédiates sur l’entreprise, à l’exemple de l’invalidité d’une réponse à un appel d’offres. Les conséquences peuvent également se mesurer sur le long terme, à l’exemple des différents contentieux : saisie des marchandises, refus de paiement, etc., un litige à l’export ou encore la perte d’un marché. Une mauvaise réalisation des formalités peut aussi engendrer le retard du Visa d’expatriation d’un collaborateur, voire un rejet.
Pour éviter ces risques, que ce soit à court ou à long terme, il est recommandé de se faire accompagner par Translega. Nous avons pour rôle de vous accompagner dans les prises de décisions tout en évaluant les risques pris par votre entreprise et en tenant compte de vos impératifs de délai.
UN DEVIS?
Quels sont les services proposés par Translega ?
La légalisation d’un document pour la République démocratique du Congo dépend de la nature et de la destination dudit document. Le choix des autorités qui prendront en charge les démarches visant la légalisation du document dépend également de ces deux points. C’est pour cette raison que la légalisation de documents visant l’exportation des services et produits d’une entreprise ainsi que l’expatriation de ses collaborateurs est une tâche fastidieuse.
Évitez alors la mise en difficulté de vos déplacements et de vos relations commerciales et industrielles avec la République démocratique du Congo en déléguant la légalisation de vos documents à Translega, une équipe de formalistes à l’Export forte de 28 années d’expérience dans le secteur.
Translega est basé à Paris, au centre même des principales autorités consulaires et ministérielles. Notre service centralisé est très prisé par nos clients, particulièrement ceux qui résident en province. Pour la réalisation de nos prestations, nous collaborons avec des offices notariaux ayant une clientèle à l’export, les greffes ainsi que la CCI. Afin de vous proposer un service complet, nous avons mis en place un service de Traduction assermentée et libre en interne.
Sollicitez nos services et bénéficiez d’une prestation complète :
– Nous vous donnons des conseils en amont en fonction de vos besoins, proposons un service sur mesure à un budget maîtrisé et nous respectons les délais.
– Nous vous tenons informé de l’avancement de la procédure tout au long du circuit de légalisation.
– Nous avançons les frais consulaires.
– Nous vous remettons les documents légalisés dans le total respect des délais, accompagnés d’une facturation conforme à votre organisation.