Légalisation de documents pour l’Angola
Pour les entreprises expatriant des collaborateurs ou travaillant dans l’exportation de services et/ou de marchandises, la légalisation de document est une formalité administrative sur laquelle il est impossible de faire l’impasse. En effet, dans le cadre de vos relations industrielles et commerciales avec des pays comme l’Angola, l’échange de documents importants avec vos partenaires sur place et les autorités locales est inévitable. Pour garantir la bonne conformité et l’authenticité de ces documents, vous devez inévitablement procéder à une légalisation.
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Légaliser un document : en quoi consiste cette tâche délicate ?
Pour qu’un document soit opposable à tous, certains éléments comme la signature apposée sur le document, la qualité du signataire et éventuellement, l’origine du timbre ou du sceau dont le document est revêtu doivent être authentifiés. Cette démarche d’authentification, que l’on connaît plus communément sous le terme de légalisation, s’effectue à travers la mise en œuvre d’un ensemble de formalités consulaires et administratives spécifiques. Mais la légalisation de document n’est pas qu’une simple formalité. Elle engage en effet la responsabilité de l’entreprise et du ou des signataires, et ce, aussi bien sur le fond que sur la forme.
Dans de nombreux pays du monde, toutes les entreprises souhaitant expatrier des collaborateurs ou exporter des services ou des marchandises doivent légaliser un certain nombre de documents. C’est le cas par exemple de l’Angola. Mais pas seulement. La légalisation de document est également obligatoire en Afghanistan, au Bangladesh, en Birmanie, au Canada, en Arabie Saoudite, en Chine, au Congo, aux Émirats arabes unis, en Indonésie, en Jamaïque, en Éthiopie, au Kenya ainsi qu’au Koweït . Dans des pays comme le Bénin, la République centrafricaine, le Brésil, la Cote d’Ivoire, le Cameroun, la Bulgarie, le Burkina Faso, le Mali, Madagascar, le Sénégal, le Tchad, le Vietnam et la Mauritanie entre autres, des documents spécifiques devront aussi faire l’objet d’une légalisation.
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Quels sont les documents visés par la démarche de légalisation ?
Le cycle de vie d’une activité d’exportation est constitué de quatre phases essentielles : la phase de démarchage, la phase d’appels d’offres et de contractualisation, la phase d’exportation proprement dite et la phase liée à la vie du contrat ou de la relation commerciale. Et tout au long du cycle de vie de son activité liée à l’export et l’expatriation de collaborateurs, l’entreprise doit perpétuellement procéder à la légalisation de documents variés. Durant la phase de démarchage, l’entreprise doit par exemple légaliser ses bilans commerciaux, ses documents de brevets et de marques et l’ensemble de ses rapports de comptes établis par les commissaires aux comptes.
Pendant la phase d’appels d’offres et de contractualisation, l’entreprise doit effectuer la légalisation de tous les documents qui constituent les garanties de l’entreprise. Les bilans de l’entreprise, les différents actes judiciaires, les statuts, les actes publics d’état civil, les lettres de recommandations, le Procès verbal de nomination, le pouvoir ainsi que le Kbis figurent parmi ces documents dits de garanties. Le Kbis pour rappel est un document officiel qui permet de confirmer l’existence juridique de l’entreprise dans l’hexagone.
Doivent aussi être légalisé durant la phase d’appels d’offres et de contractualisation : le certificat de non-faillite, le certificat de marque, le certificat de bonnes pratiques, le certificat d’exclusivité, l’autorisation de mise sur le marché, le contrat ainsi que la lettre d’autorisation.
Au cours de la phase d’exportation, l’entreprise doit procéder à la légalisation du certificat d’attestation d’origine des marchandises en sa possession, de l’attestation de transport, du certificat d’origine, du certificat de non-radioactivité, du document prouvant le bon de chargement de connaissement ou de fret et du certificat halal. Le certificat de libre vente, le certificat export, le certificat sanitaire, la facture pro-format ainsi que la liste de colisage doivent aussi faire l’objet d’une légalisation. La phase liée à la vie du contrat ou de la relation commerciale est caractérisée par la légalisation de documents tels que la lettre de distribution ainsi que les litiges.
Une entreprise qui dans le cadre de ses activités doit expatrier des collaborateurs doit aussi légaliser des documents administratifs comme les diplômes ainsi que les actes publics d’états civils : acte de mariage ou acte de naissance entre autres.
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Comment faire pour légaliser un document pour l’Angola ?
Pour exécuter les démarches administratives et consulaires visant à légaliser ces différents documents, l’entreprise doit s’adresser aux autorités françaises et angolaise et respecter les étapes spécifiques qui constituent ce qui est plus communément appelé un circuit de légalisation. En fonction du type de document à légaliser, le représentant de l’entreprise doit se rendre auprès de différentes autorités françaises telles que le notaire, le greffier et la mairie.
Il devra aussi faire appel à d’autres organismes publics tels que la chambre de Commerce et d’Industrie ou CCI, le ministère des Affaires étrangères ainsi que le consulat de l’Angola.
Une traduction assermentée peut s’avérer être indispensable pour permettre la légalisation de certains documents. En réalité, 80 % des documents à légaliser doivent faire l’objet d’une traduction assermentée.
UN DEVIS?
Les services proposés par TRANSLEGA
La légalisation de document est une tâche ardue, qui implique pour l’entreprise et son représentant de se rendre auprès de différents autorités et intervenants. Et les rendez-vous ne sont pas pris au hasard. Le démarchage des responsables concernés dans le cadre d’une légalisation doit en effet suivre un ordre précis et respecter un formalisme déterminé. Ce qui peut prendre du temps et impliquer beaucoup de va-et-vient. Pour une entreprise exportant des marchandises, des services et expatriant ses collaborateurs dans des pays comme l’Angola, l’obligation de légaliser des documents peut donc s’avérer être une tâche complexe.
Pour permettre aux entreprises de se concentrer sur leur cœur de métier, TRANSLEGA propose de s’occuper entièrement de l’ensemble des démarches relatives à la légalisation de leurs documents.
Bénéficiant d’une expérience de près de 28 ans dans le domaine, TRANSLEGA permet aux entreprises de profiter de l’expérience d’une équipe de formalistes à l’Export. D’ailleurs, TRANSLEGA est localisé non loin des principales autorités consulaires et ministérielles, au cœur même de la capitale. Ce qui lui permet de mettre à disposition un service centralisé. Pour un coût parfaitement maîtrisé, TRANSLEGA propose un service sur-mesure comprenant :
— En amont, des conseils personnalisés relatifs à la légalisation de documents ;
— La mise à disposition de différentes informations essentielles relatives au circuit de légalisation ;
— Le paiement préalable de tous les frais consulaires ;
— La mise à disposition et la livraison des documents légalisés et ce, dans le strict respect des délais impartis ;
— L’envoi de facturation claire et adaptée à l’organisation de l’entreprise.
Pour garantir une prestation de qualité, TRANSLEGA a choisi d’installer en interne, un service de Traduction assermentée et libre, entièrement géré par une équipe à la fois qualifiée, expérimentée et dédiée à cette étape incontournable du circuit de légalisation de documents. TRANSLEGA collabore en outre avec des offices notariaux travaillant avec une clientèle à l’export. C’est cette synergie qui permet à TRANSLEGA de répondre et de satisfaire pleinement aux besoins des entreprises qui sont ses clientes.