Légalisation de documents pour le Cambodge
Pour assurer les relations commerciales et industrielles avec les pays étrangers comme le Cambodge, une entreprise doit procéder à la légalisation de documents. Cette étape concerne aussi bien les exportations de marchandises et de services que les expatriations. En effet, certains pays amènent l’entreprise à échanger des documents avec les autorités locales, les fournisseurs, les clients ou les éventuels futurs clients. De ce fait, pour assurer la conformité et la véracité desdits documents, il est indispensable d’effectuer une légalisation consulaire.
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Pourquoi légaliser un document ?
La légalisation d’un document consiste à attester l’authenticité de la signature présente sur le document en entamant toutes les démarches administratives et consulaires, la qualité du signataire, la provenance du timbre et du sceau dont le document est revêtu. Le but de la légalisation est de rendre ledit document opposable à tous.
Une légalisation n’est pas à prendre à la légère, c’est plus qu’une simple formalité. Elle engage la responsabilité des deux parties autant sur le fond que sur la forme une fois effectuée.
Le Cambodge est parmi les nombreux pays du monde où la légalisation de document à l’export est obligatoire.
Des procédures et des formalités doivent également être effectués par les entreprises souhaitant exporter des marchandises ou des services dans les pays tels que : Canada, Chine, Comores, Congo (République démocratique), Cuba, Émirats Arabes Unis, Érythrée, Éthiopie, Gabon, Gambie, Ghana, Guinée-Bissao, Guinée Équatorial, Guinée, Guyana, Haïti, Indonésie, Jamaïque, Jordanie, Kenya, Koweït, Laos, Liban, Malaisie, Maldives, Micronésie, Mozambique, Nauru, Népal, Nigeria, Ouganda, Pakistan, Papouasie-Nouvelle-Guinée, Philippines, Qatar, Rwanda, Saint-Siège (Vatican), Salomon, Sierra Leone, Singapour, Somalie, Soudan, Sri Lanka, Tanzanie, Thaïlande…
Pour les pays comme : bénin, Brésil, Bulgarie, Burkina Faso, Cameroun, République centrafricaine, cote D’ivoire, Djibouti, Kiribati, Madagascar, Mali, Mauritanie, Sénégal, Tchad, Viêt Nam ; certains documents spécifiques nécessitent également une démarche de légalisation.
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Les documents concernés par une légalisation
L’entreprise doit procéder à la légalisation de différents documents tout au long du cycle de vie de son activité liée à l’exportation ou à l’expatriation. Le cycle de vie d’une activité à l’export se caractérise par quatre phases importantes : la phase de démarchage, la phase d’appels d’offres et de contractualisation, la phase d’exportation et la phase rattachée à la vie du contrat ou de la relation commerciale.
La phase de démarchage exige la légalisation de divers documents : bilans commerciaux, rapports des commissaires aux comptes, kbis, brevets et marques…
La phase d’Appels d’offres et de contractualisation mène l’entreprise à légaliser tous les documents concernant ses garanties à savoir : bilans, actes judiciaires, actes publics d’état civil, lettre de recommandation, PV de nomination, statuts… Les conditions de l’appel d’offres et du contrat doivent également être légalisées. Cela implique : le certificat d’exclusivité, le certificat de non-faillite, le certificat de marque, l’autorisation de mise sur le marché, le contrat, la lettre d’autorisation…
Durant la phase d’exportation, l’entreprise doit effectuer la légalisation du bon de chargement de fret ou connaissement, l’attestation d’origine, l’attestation de transport, le certificat d’origine, la facture, la liste de colisage, le certificat de non-radioactivité, le certificat export, le certificat libre, le certificat sanitaire…
La phase liée à la vie du contrat ou de la relation commerciale inclut : la mise à jour de documents (certain certificats, l’AMM…), les litiges (Bilan, pouvoir…), la lettre de distribution…
Pour l’expatriation des collaborateurs, l’entreprise doit aussi légaliser divers documents comme les documents administratifs (diplômes), les actes publics d’état civil (acte de mariage, copie d’acte de naissance…).
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Comment procéder à une légalisation de document pour le Cambodge ?
Généralement, pour les documents cités ci-dessus, l’entreprise est menée à effectuer des démarches administratives et consulaires auprès des autorités françaises et cambodgiennes. Ces démarches visant à légaliser différents documents sont appelées circuit de légalisation.
Selon la nature du document, l’entreprise peut faire appel à différentes autorités françaises telles qu’une mairie, un greffe, un notaire… L’entreprise peut également solliciter la Chambre de Commerce et d’industrie ou le ministère des affaires étrangères et éventuellement le consulat cambodgien.
Dans certains cas et selon le type de document à légaliser, une traduction assermentée peut être imposée.
Les risques encourus pour une mauvaise formalité lors d’une exportation au Cambodge
Une entreprise ayant mal procédé aux formalités et au circuit de légalisation risque d’avoir à faire face à des conséquences immédiates. La réponse à un appel d’offres peut se voir invalidée et à long terme l’entreprise peut être conduite au contentieux entraînant par exemple une saisie des produits, un refus de paiement…
En l’absence d’une procédure de légalisation rigoureuse, l’expatriation d’un collaborateur peut être retardée par le rejet du visa.
Il est à noter qu’une mauvaise appréhension des délais exigée par le circuit de légalisation est la principale cause d’un litige à l’exportation ou de la perte d’un marché.
C’est pour vous épargner tous ces risques à long terme et à court terme que Translega vous offre un service d’accompagnement. Notre principale mission est de vous conseiller dans les procédures en tenant compte des délais, du coût de la démarche et des risques auxquels votre entreprise est exposée.
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Translega et la légalisation des documents
La légalisation de documents pour le Cambodge dépend de leur origine et de leur destination. La démarche n’est pas une mince affaire, car, comme cités ci-dessus ; c’est en fonction des caractéristiques du document que se décideront quelles autorités ou quels intervenants procéderont aux démarches.
Légaliser des documents pour une entreprise ayant décidé d’exporter des marchandises ou d’expatrier des collaborateurs est une tâche complexe et chronophage.
Avec Translega, vous obtiendrez l’aide d’une équipe de formalistes à l’export, professionnelle et expérimentée. Translega se met au service des entreprises depuis 28 ans, pour faciliter les relations commerciales et industrielles et les déplacements dans les pays comme le Cambodge.
A Paris, Translega se trouve à proximité des autorités consulaires et ministérielles. Notre service centralisé est particulièrement apprécié.
Tout comme les services d’un greffier ou d’une Chambre de commerce, dans la réalisation de nos prestations, les notaires et les traducteurs assermentés tiennent aussi une place importante. Afin de parfaire notre prestation, nous avons de ce fait mis en place un service libre de traduction assermentée. Par ailleurs, nous travaillons en collaboration avec des notaires. Ce partenariat permet à nos clients de comprendre facilement leur besoin et d’obtenir un résultat probant. Nous offrons une prestation complète pour un coût modique et nous avançons tous les frais consulaires pendant nos démarches.