Légalisation de documents pour l’Érythrée
Vous entretenez des relations commerciales et industrielles avec l’Érythrée dans le cadre de vos activités à l’Export ? Comme vous échangerez différents documents avec les autorités locales, vos clients et fournisseurs, il sera indispensable d’attester l’originalité et la conformité de vos documents via une légalisation consulaire. Zoom sur le sujet.
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Légalisation de document : en quoi ça consiste ?
Légaliser un document c’est réaliser des formalités administratives et consulaires qui permettent de prouver l’authenticité de la signature qui y est apposée puis attester la qualité du signataire afin que ledit document soit opposable à tous. Il peut également s’agir de prouver la véracité du timbre ou du sceau que revêt le document. Il est à noter qu’une fois la légalisation du document effectuée, la responsabilité du signataire et de l’entreprise sont engagées, tant sur le fond que sur la forme.
L’Érythrée fait partie des nombreux pays où la légalisation de document à l’export est obligatoire.
Les entreprises qui souhaitent exporter leurs services ou produits dans les pays tels que : Canada, Cambodge, Bangladesh, Pakistan, Cuba, Philippines, Émirats Arabes Unis, Philippines, Nouvelle-Guinée, Éthiopie, Gabon, Ghana, Guinée-Bissau, Guinée Équatoriale, Guinée, Haïti, Indonésie, Jamaïque, Jordanie, Kenya, Koweït, Laos, Maldives, Mozambique, Ouganda, Pakistan, Papouasie, Qatar, Saint-Siège (Vatican), Sierra Leone, Singapour, Tanzanie, Thaïlande, Turkménistan, Zambie, Bolivie, Chine, Soudan, Malaisie, Sri Lanka et bien d’autres encore doivent aussi entreprendre des procédures et formalités pour la légalisation de documents.
Les pays comme Madagascar, la Mauritanie, le Sénégal, le Vietnam, le Brésil, le bénin, la Bulgarie, le Cameroun, le Burkina Faso, la Côte d’Ivoire, Djibouti, le Cameroun et le Tchad quant à eux exigent la mise en place d’une démarche de légalisation pour certains types de documents.
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Les différents types de documents concernés par la légalisation
Le cycle de vie de l’activité d’une entreprise travaillant à l’Export est divisé en quatre phases distinctes, dont la phase de démarchage, la phase d’appels d’offres et de contractualisation, la phase d’exportation et la phase liée à la vie du contrat de la relation commerciale.
Les documents à légaliser dépendent de la phase où s’inscrit l’activité. Ainsi, pour la phase de démarchage, ce sont les bilans commerciaux, les rapports de commissaires aux comptes, le Kbis, les brevets et les marques, etc., qui ont besoin d’être légalisés.
Pour la phase d’appels d’offres et de contractualisation, ce sont les garanties de l’entreprise qui doivent faire l’objet d’une légalisation : actes judiciaires, lettre de recommandation, bilans, actes judiciaires, PV nomination, etc., ainsi que les conditions de l’offre ou du contrat : certificat d’exclusivité, certificat de non-faillite, certificat de marque, autorisation de mise sur le marché, lettre d’autorisation, etc.
En ce qui concerne la phase d’exportation, ce sont les documents comme l’attestation de transport, l’attestation d’origine, le bon de chargement de fret, le certificat halal, le certificat de libre vente, le certificat de non-radioactivité, la liste de colisage, etc., qui ont besoin de légalisation.
Enfin, pour une activité qui se trouve dans la phase liée à la vie du contrat ou de la relation commerciale, il est indispensable de légaliser les documents comme la lettre de distribution, et de mettre à jour certains certificats et documents comme le AMM, etc.
Il faut aussi noter que si vous souhaitez expatrier des collaborateurs, il sera indispensable de légaliser les actes publics d’état civil comme l’acte de naissance ainsi que les documents administratifs comme les diplômes.
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Quelle est la démarche à suivre pour légaliser un document pour l’Érythrée ?
Pour la légalisation des documents cités précédemment, les démarches administratives et consulaires doivent être entreprises auprès des autorités françaises et érythréenne. Cette procédure est communément appelée “circuit de légalisation”.
Les autorités françaises à contacter changent en fonction de la nature du document à légaliser. La légalisation peut alors être effectué auprès du maire, d’un greffe, d’un notaire, etc., mais également auprès de la CCI ou Chambre de Commerce et d’industrie, de la Chambre de commerce franco-érythréenne, au ministère des Affaires étrangères ou au Consulat d’Érythrée. Dans certaines situations, une traduction assermentée sera indispensable.
Quels sont les risques d’une mauvaise réalisation des formalités à destination de l’Érythrée ?
Les conséquences du non-respect du formalisme et du circuit de légalisation peuvent être immédiates pour une entreprise. Cela peut par exemple donner lieu à l’invalidité d’une réponse à un appel d’offres. Les retombées peuvent également se mesurer sur le long terme comme les différents contentieux : saisie des marchandises, refus de règlement, etc. La mauvaise réalisation des formalités visant la légalisation de documents à l’export pour l’Érythrée peut aussi être à l’origine du retard de départ d’un de vos collaborateurs ou le rejet de son Visa d’expatriation. Enfin, le non-respect des délais imposés par le circuit de légalisation peut engendrer un litige à l’Export ou la perte d’un marché.
Il est possible d’éviter les répercussions négatives d’une mauvaise appréhension du formalisme de légalisation en sollicitant les services de Translega. Nous vous accompagnerons dans les prises de décisions en tenant compte de vos impératifs de délais, le coût de la démarche et les risques pris par votre entreprise.
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Quels sont les services de Translega ?
La légalisation d’un document pour l’Érythrée dépend de la nature du document et de sa destination. Les autorités et intervenants à solliciter dépendent alors de ces deux points et suivent un ordre et un formalisme bien déterminés. C’est pour cette raison que la légalisation de documents pour une entreprise qui souhaite exporter ses produits et services dans ce pays et d’y expatrier des salariés reste une tâche complexe.
Cela fait 28 ans que de nombreuses entreprises délèguent la légalisation de documents à l’équipe de formalistes à l’Export de Translega. C’est le meilleur moyen d’éviter la mise en difficulté de vos relations commerciales et industrielles ou de votre déplacement dans les pays comme l’Érythrée.
Translega se trouve à Paris, au centre du siège des principales autorités consulaires et ministérielles. Nous vous offrons un service centralisé très apprécié par les clients résidant en province. Afin de vous proposer un service complet, nous avons internalisé un service de Traduction assermentée et libre. Nous collaborons également avec des offices notariaux opérant avec une clientèle à l’export.
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